ZOOMで画面共有に落とし穴?操作方法と注意点を解説します

Zoom
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Zoomを使ったWeb会議(ミーティング)では、あなたのデバイスに表示されている画面を参加者に映し出して共有できます。これを画面共有と言います。口頭だけの説明では内容が分からない時も補足資料があれば理解が深まるはずです。この記事では画面共有のやり方や注意点についてまとめてみましたのでご覧ください。

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画面共有を使ってできること

Zoomミーティングの画面共有機能は名前の通り、ミーティングに参加しているメンバーで一つの画面を共有して話し合いをすることができる機能です。画面共有できる内容は3つに分類されており、それぞれ特徴持った共有方法を選択することができます。外部アプリの共有やクラウド上のデータの共有、動画の共有など様々な共有方法の選択が可能です。

タブ項目できる内容
ベーシック画面あなたの表示している画面を共有します
ホワイトボードタイピングや手書きで入力が可能なホワイトボードを共有します
iphone/ipadiphoneやipadの画面を共有します
開いているアプリ個別に開いているアプリの画面を共有します
詳細バーチャル背景としてのPower pointPower pointの画面をバーチャル背景に設定できます
画面の部分画面の選択した範囲のみを共有します
コンピュータオーディオ動画などの音声のみを共有します
ビデオ動画などの映像・音声を共有します
第二のビデオオーディオ外部接続ビデオやタブレットのアウト/インカメラの画面を共有します
ファイルDropboxファイル共有システム Dropboxのファイルを共有します
OneDriveファイル共有システム OneDriveのファイルを共有します
Google Driveファイル共有システム Google Driveのファイルを共有します
BOXファイル共有システム BOXのファイルを共有します
Microsoft Share Pointファイル共有システム Microsoft Share pointのファイルを共有します

画面共有の注意点

画面共有を使う上で幾つかの注意点が存在します。便利な機能ですので多用しますが以下の点に注意しておかないと後々後悔することになります。特に年々厳しくなっている情報管理にまつわるものが多いですのでしっかりと確認しておきましょう。

画面はプリントスクリーンできてしまう

一番注意すべきなのは共有した画面はプリントスクリーンで画面の保存が可能である点です。プリントスクリーン機能はどのデバイス(パソコン、タブレット、スマートフォンなど)にも付属している標準機能ですので知らぬ間に共有した画面を保存されてしまう恐れがあります。

と言いますか、社会人のZoomミーティングでは日常的にプリントスクリーンで画面を保存しています。必要な情報を転記するよりも簡単で確実ですからね。このため、Zoomに限らずWeb会議システムにおいては映し出した情報は流出していると考えて臨みましょう。

情報流出させたくないものは画面共有しないことが鉄則です。

会議のレコーディング機能でも画面情報が残る

プリントスクリーンのみではなく会議のレコーディングでも共有した画面の情報が残ることになります。レコーディングされているミーティングは画面左上に「レコーディングしています…」と表示されています。この表示がある時は画面を保存されているため注意しましょう。特に動きのあるアニメーションや動画などもすべて保存されてしまいますので、こちらも情報流出するものだと考えて必要な情報以外は共有しないようにしましょう。

外部メディア、アプリによる録画にも注意

パソコンなどのデバイスの他にも画面の保存や録画ができてしまいます。特にあなたに通知があるわけでもないので知らぬ間に情報が取られる可能性はあります。繰り返しになりますが画面共有したものは流出すると考えて、流出すると困るものについては画面共有しないようにしましょう。

画面共有は情報漏洩のリスクを伴うことを常に理解してミーティングに臨みましょう。

画面共有の設定を行う

Zoomミーティングの最中に画面共有を行いますが、画面共有機能には設定があります。ミーティング中の画面共有の動作が上手くいかないなどの問題が発生する前にまずは設定画面を確認しておきましょう。

画面共有の設定を確認する

  1. Zoomアプリを開いて右上のアイコン()をクリック/タップする。
  2. 設定画面の左のサイドバーから画面共有をクリック/タップする。

特に「ミーティングで私の画面を共有する場合」は「すべての共有オプションを表示」に設定しておきましょう。「デスクトップを自動的に共有します」に設定すると画面共有時にあなたのデスクトップに映っている画面が共有されます。もしメールや機密情報資料などを表示させた場合は相手からも見られる状態になってしまいますので情報漏洩のリスクがあります。

また、同じ画面の下にある詳細をクリック/タップして、☑共有コンテンツの周囲に緑色の境界を表示」にもチェックが入っていることを確認しておきましょう。現在共有している画面にだけ緑色の枠が表示され、どの画面を共有しているかが一目で分かります。もしデスクトップを共有していた場合は、どの画面を開いても緑色の枠が消えませんので、デスクトップで操作している画面が全て共有されています。

ミーティング画面での共有設定

Zoomミーティングでは1名の画面のみを共有する他に複数の参加者が同時に画面を共有できる機能があります。例えば議事録担当とミーティングの資料を共有する担当を分けて効率よく作業できるような使い方ができます。

  1. ミーティング画面の下方にある画面共有の隣にある^をクリック/タップする。
  2. 複数の参加者が同時に共有可能をクリック/タップする。
    これで複数の参加者が画面共有できるようになります。

また、高度な共有オプションをクリック/タップすると共有できる人についてホストのみ全参加者かを選択することができます。

画面共有の方法

では実際にZoomで画面共有を行う手順について説明していきます。

まずはミーティングに参加する

画面共有を行うにはミーティングに参加する必要があります。Zoomアプリの新規ミーティング画面共有からミーティングに参加しましょう。

Zoomミーティングへの参加方法が分からない方は「Zoomミーティングへの参加方法とうまく参加できない時の原因と対処法についてまとめてみました」の記事にもまとめていますので是非参考にしてください。

画面共有の開始と終了

ミーティングに参加した後は最短3クリック/タップで画面共有することが可能です。

  1. ミーティング画面下の画面共有をクリック/タップする。
  1. 「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面が開きますので、画面共有したいものを選択して共有をクリック/タップすると画面共有できます。
  1. 画面共有ができると画面の枠が緑色になる。
  2. 画面共有を停止するには画面上部の共有の停止をクリック/タップする。

画面共有はとても簡単に行えますね。

その他の画面共有

先ほど説明した画面共有は貴方のパソコンやスマホなどの画面を共有する機能でしたが、他にも動画やオーディオ音声などのコンテンツも画面共有できます。その他の画面共有は「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の上部にある詳細ファイルから選択できます。

「詳細」で共有できるコンテンツ
「ファイル」で共有できるコンテンツ

バーチャル背景としてのPower Point

この画面共有はバーチャル背景にPower Pointで作成したスライドを映し出せるというものです。カメラをオンすると自分の背景にPower Pointのスライドが表示されるような構図になります。

仕事で使うことは少ないかもしれませんがウェビナーで使用したり、例えば何かの説明動画を撮ってYouTubeなどにアップする時にあなたも画面に映りながら、バーチャル背景のPower Pointの説明をするようなことができます。

画面の部分を共有する

パソコンに表示されている一部の範囲を画面共有することができます。通常の画面共有と同じように緑色の枠線が表示され、その枠内の範囲が画面共有されます。この枠の範囲は好きな範囲に変えることができます。

オーディオ、ビデオ、カメラコンテンツを共有する

その他に「コンピュータオーディオ」、「ビデオ」、「第二のカメラコンテンツ」も共有することができます。オーディオはパソコンで流している音楽などの音源を共有することが可能です。

ビデオは動画と音声を共有できます。例えばYoutubeなどを共有することも可能です。

第二のカメラコンテンツはパソコン内部のフロントカメラとリアカメラに加えて、パソコンに接続した外部カメラの映像も共有することができます。

クラウドに保存したデータを画面共有する

パソコン上のデータに限らずクラウド上に保存したデータの共有も可能です。クラウド上のデータを共有するメリットとして、ミーティング中にその場でデータを保存できることです。参加者にアクセス権があれば意思決定のスピードも速くなりますね。

まとめ

Zoomの画面共有方法を一通りご説明しました。「Web会議×画面共有」で資料を全員で共有しながらミーティングすることで素早い意思決定が可能になると思います。その他に目新しい機能はPower Pointのスライドを背景にしてプレゼンが可能な機能でしょうか。ウェビナーでのプレゼンや動画の撮影に使えたりとビジネスとプライベートなど様々なシーンで活用できそうです。

画面共有する時は情報漏洩にはくれぐれも注意して使用することを心掛けて使用しましょう。

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