Zoomの使い方解説|Web会議への招待方法

Zoom
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『Zoom』と言えば世界的に普及しているWeb会議ツールです。

一般的に皆さんが呼んでいる『Zoom』は『Zoom Meeting』の機能のことを指し、気軽にWebミーティングが開けるようになっています。

『Zoom』のインストールが完了したら次に行うのはミーティングの開催(招待)です。

あなたがホスト(主催者)になって参加者を会議に招待する機会もどんどん増えてくるでしょう。

今回は『会議への招待方法』について2通りのパターンを解説していきます。

急に会議を開催することになっても大丈夫なようにしっかりと覚えておきましょう!

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会議の設定方法は大きく分けて2通り

Zoomに限らず会議を行うパターンは以下の2通りに分かれると思います。

  1. 今すぐに会議を行う
  2. 会議を設定して後日に開催する

それぞれ順番に説明していきますね。

Zoomのインストール方法を解説しています。

今すぐに会議を行う方法

急な会議が必要になった時はすぐに会議を開催して参加者を招待しましょう。

ここではブラウザ版とアプリ版での会議の参加方法をそれぞれ解説していきます。

▼ブラウザ版Zoomでミーティングを作る

まずはブラウザ版で会議を作る方法について解説します。

※既にZoomアプリをインストールされている方はデスクトップ版を経由してアプリで接続することになるため、アプリからの接続の方がスムーズです。

  1. まずはZoomに接続します。
    ※Googleなどで検索しても出てきます。
  2. 次に右上のミーティングを開催するの上にカーソルを合わせて参加方法を選択してクリックしましょう。
    ※参加方法:ビデオはオフビデオはオン画面共有のみ

※サインインしていない時はサインイン画面が表示されます。登録したメールアドレスパスワードを入力する、もしくはGoogleアカウントなどを使ってサインインしましょう。

  1. ブラウザから参加してくださいを選択して会議を開催できます。
    ※アプリをインストールしている場合は、ミーティングを起動を選択すると起動します。
    ※アプリをインストールしていない場合は、今すぐダウンロードするから設定しましょう。

      →インストール方法はこちら

ここまでの手順でブラウザからZoomミーティングを開催することができました。

参加者の招待はこちらの手順を参照してください。

▼アプリ版Zoomでミーティングを作る

次にアプリから会議を作ってみましょう。

  1. Zoomアプリを開きサインインしましょう。
  2. アプリのインターフェスから新規ミーティングを選択しましょう。
  1. Zoomミーティング画面の参加者を選択しましょう。
  2. 右側に表示されるサイドバーの下にある招待を選択しましょう。
  1. 連絡先、もしくはメールを選択します。
    ※画像はメールを選択した時の画面です。
  1. デフォルトメールの場合は設定してるメールアプリ(例えば、Outlookなど)が開きます。
  2. メールの宛先に参加者のアドレスを入力して送信します。
    これであなたがホストのミーティングに招待することができました。

メール本文中に自動生成された内容をTeamsや他のチャットアプリなどにコピペして送信することもできます。必ず、ミーティングIDとパスコードが表示されていることを確認してください。

会議の日時を指定して招待する

クライアントとZoomミーティングをする時は予めスケジュールを立てて招待することが一般的です。

会議をスケジュールすると自動生成メールが作成されて、そこに表示されたURLにアクセスしてパスコードを入力すると会議に参加できるようになります。

▼ブラウザで会議をスケジュールする

  1. まずはZoomに接続します。
  2. ミーティング今後のミーティングミーティングをスケジューリングを選択しましょう。
  1. 「ミーティングをスケジューリングする」という画面が表示されますので①~⑥の項目を入力して⑦保存しましょう。
入力項目詳細
①トピックミーティングのタイトルを任意に入力します。
②開催日時開催する予定の日時を入力します。
③タイムゾーン日本国内であれば特に編集不要です。
④ミーティングID自動的に生成、もしくは個人ミーティングIDを入力しましょう。
⑤テンプレート編集不要です。
⑥セキュリティパスコードを設定するか、待機室に☑を入れましょう。
  1. ミーティングの設定内容が表示されますので正しいことを確認しましょう。
  2. 招待状を参加者に送る場合は招待状のコピーを選択しましょう。
  1. ミーティングの招待状をコピーを選択してOutlookなどのメールに貼り付けて招待状を送付しましょう。

▼Zoomアプリで会議をスケジュールする

  1. Zoomアプリを開きサインインしましょう。
  2. アプリのインターフェースにあるスケジュールを選択しましょう。
  1. 「ミーティングをスケジューリング」が開きますので必要項目を順に入力します。
  • トピック:自由にミーティングのタイトルを付けましょう。
         例)AB社合同PJの進捗報告会
  • 開始日時:任意の時間を選びましょう。
  • 接続時間:任意の時間を選びましょう。
         ※Zoom基本プランは3人以上の会議に40分間の時間制限が付きます。
  • 定期的なミーティング:毎週水曜10時~などの定期設定が可能です。
  • ミーティングID:自動的に生成でOK
  • 待機室:チェックを入れると許可されたユーザーだけが参加可能になります。
  • ビデオ:任意にチェックします。
  • カレンダー:Outlookが無難。
  • 詳細オプション:それぞれ設定が可能です。
  1. Outlookにチェックを入れていると保存を押した後にOutlookが起動して会議招待メールを自動生成してくれます。
    Outlook以外で招待状を送る場合は日付とミーティングのリンク、ミーティングIDとパスコードを忘れずにコピペして送信しましょう。

  1. 招待状を送信して完了です!

次はこちらです。
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