知ってると得する!WordやExcelでリンクできないときはファイルを直接埋め込もう!

Excel Word
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WordやExcelを使うときにリンクできない状況ってありますよね?例えば、自分のパソコンにしか保存されていないデータだったり、オフラインで見ることができなかったり、ファイルが保存されているところにアクセスできない場合です。そんな時はWordやExcelに直接ファイル(WordやExcel、PDFなど)を埋め込むことでリンクさせなくてもスッキリと情報を伝えることができます。

この記事でやりたいこと

WordやExcelにファイルを埋め込みたい!

Word内にExcelファイルを埋め込んでいます!
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はじめに注意点

はじめに注意点があります!

ファイルを完成させる

まずは埋め込みたいWordやExcel、あるいはPDFなどのデータを完成させましょう。この方法はハイパーリンクではないため埋め込んだデータの編集をしても、保存されたデータは変更されません。必ず完成させたものを準備しましょう。

容量が重くなる

データを直接埋め込みますので、埋め込んだファイルと同じくらいの容量分は重たくなります。例えば、動画やハイクオリティ画像を多用しているファイルは数十MBほどの重たいものになりがちです。これらを埋め込んでいくとファイルを開く時点でかなり時間を待つことになりますし、動作もかなり遅くなります。重たいファイルを埋め込む時は注意しましょう。

ファイルの埋め込み方

今回は例題として、WordにExcelファイルを埋め込む時のやり方について説明します。

まずはWordを開きましょう。ファイルの埋め込み位置はある程度好きに選択できます。埋め込みたい位置にカーソルを合わせてクリックしましょう。今回は画像の位置(中央揃えされた文中)に埋め込みます。

中央揃えするには、ホーム段落中央揃えをクリックしましょう。
の真ん中のアイコンです。

埋め込みたい位置が決まったら、挿入テキストオブジェクトをクリックします。
※文字が省略されていますが、のアイコンです。

オブジェクトの挿入のダイアログが開きますので、ファイルからをクリックして参照(B)をクリックします。埋め込みたい資料(今回はExcel「埋め込み資料1」です)を選択して挿入(S)をクリックします。

ファイル名(N):の欄に埋め込むファイル名が表示されます。これでファイルを埋め込む準備ができました。後はアイコンで表示(A)をクリックしてOKをクリックするとファイルを埋め込むことができます。

デフォルトではファイルのタイトル名+拡張子(.xlsxなど)の表記になっています。もし、表示タイトルを変更したい場合は、ファイル名(N):をクリックして好きな名前に変更しましょう。

アイコンの変更(I)を押すと好きなアイコンに変更することができます。自分で保存した画像なども使うことができます。

これで完成しました!ファイルを埋め込むと下の画像のようにアイコンで表示されます。これが埋め込みされたファイルとなります。

まとめ

ハイパーリンク機能が使えない環境において、1つのファイルに複数のファイルを埋め込む方法をご紹介しました。ファイル容量に注意する必要はありますが、オフライン環境でも分かりやすく資料を共有する方法のひとつとして役に立ちます。是非使ってみてください。

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