Microsoft Teamsで資料を共有する方法

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会議中の画面共有についてはこちらから!

Microsoft Teamsではチームを作ってチャットや会議をするだけでなく、自分の作った資料を共有したり、会議中にプレゼンテーション資料として参加者の画面に映し出すことができます。オンライン環境では対面で話すときよりも口頭での説明が伝わりにくいですので、いかに分かりやすく説明するかは資料があるかないかで大きく変わってきます。

折角、時間を取って集まっているのに理解できずに多くの時間を無駄にしていませんか?

この記事ではTeams内で資料を共有する方法について紹介し、チーム内での情報共有がスムースに行えるようなやり方を伝授します。

この記事を読むと分かること
  • Teamsのチーム内で資料を共有する方法が分かる!
  • 資料を共有するにあたりちょっとしたテクニックが分かる!

Teamsでチームを作る方法はこちらの記事を見てください。

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チーム内で資料を共有する方法


チーム内で見ておいてほしい資料がある時は、Teamsのチーム(チャネル)内にデフォルトで準備されている保管スペースを活用しましょう。チーム内の画面上部のタブを見ていただくと「ファイル」というタブがあると思います。こちらがチームの誰もが資料を保存できるスペースとなります。

ここには、以下のような資料を入れることができます。

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • OneNote
  • Forms
  • 各種画像(.jpg/.png…) など

これらの資料や画像を新規作成して保存することもできますし、すでに作成済みの資料をアップロードすることもできます。

チーム内のメンバーから参照できるようになりますので、見られたくない資料がある場合はTeams内への保管は止めておきましょう。

資料の新規作成方法


資料をチャネル内で新しく作る方法です。

まずは「+新規∨」をクリックします。すると、作成可能な種類の一覧がドロップダウンリストで表示されますので、作成したいものを選んでクリックしましょう。

試しにPowerPointを作ってみたいと思います。ドロップダウンリストからPowerPointプレゼンテーションを選択します。すると、タイトルの入力画面が出ますので、お好きなタイトルを入力してみてください。タイトルが入力できたら「作成」ボタンを押します。

するとPowerPointの作成画面が出ます。たまに「プライバシーオプション」が表示されますが、「閉じる」をクリックして消しましょう。

ここからは普通のPowerPointと同じように資料を作ることができますが、普段デスクトップで作成する時と大きく異なるのは保存操作がいらないことです。実はこれに慣れるのに結構時間が掛かりました。普段は保存して閉じますので、Teams上では「保存し忘れた!」と軽く焦りましたね。

作業が終わってPowerPointを閉じる時の操作ですが、右上の「閉じる」を押すか、左のサイドバーの別のアイコンをクリックする、あるいはTeams自体を「×」で消すなどいずれの方法で閉じてもらっても構いません。しっかりと資料の改定は保存されて閉じることができます。

資料が保存されたかどうかは「ファイル」タブの中身を見ることで確認できます。先ほどの資料はちゃんと保存されていますね。

パソコンの環境によっては、動作が少し重たく煩わしく感じることもあるかも知れません。そんな時は、デスクトップ上で資料を作成してアップロードする方法をオススメします。

資料をアップロードする


既に作成した資料をチームに共有したいときは資料をアップロードしましょう。作成した資料や画像をTeamsのファイルにドラッグするだけでアップロード完了です。下記の例では、デスクトップ上に保存してあった画像(ファイル名:151.jpg)をドラッグしてアップロードする時の例です。もちろんフォルダ内からもアップロード可能です。

チーム内に通知する


「ファイル」に資料を保存すればチーム内でいつでも参照できますが、いつ保存されたのかは分かりません。このため、メンバーに気づかれずに誰も見てくれなかったなんてこともあり得ます。そうならない様にしっかり通知して資料の存在を教えてあげましょう。

投稿で通知することができます。詳しいやり方はこちらの記事を参考にしてみて下さい。

チーム以外の人と共有する


資料の中にはチーム外の人にも見てほしいものもあります。そんな時はチームに所属していない人にも共有できる機能を使いましょう。

画面上部にあるリンクボタンをクリックします。「リンクをコピーしました」というウインドウが表示されますので、下段にある「リンクを知っているあなたの組織のユーザーが編集できます」の部分をクリックしましょう。

「リンクの設定」というウインドウが開きますので、その中にある「特定のユーザー」を選択して、メールアドレスを入力します。この時、編集権限を与えたくないときは「編集を許可する」のチェックボックスを外してください。すべて設定出来れば「適用」を押します。あとはメール等の手段で共有したい相手に送ります。

その他の小技


資料の共有をより分かりやすくするためにいくつか目立たせる方法があります。知っておくと便利ですのでぜひ使ってみてください。

ファイルの上部に固定する


ファイルの中にたくさんの資料が保存されてくると探すのが大変です。更新や参照の頻度が高い資料があれば上部に固定しておくと分かりやすくて探す手間が省けます。Twitterで例えると、”固定されたTweet”と同じような役割を持っています。

上部に固定したい資料にマウスオーバー(矢印を上にのせること)し、右クリックします。するといくつか選択肢が出てくるので「上部に固定」を選択します。

これで完了です。上部に指定したアイテムが表示されて探す必要がなくなりますね。上部に固定できる数は最大3つまでですので、目立たせたい資料を固定しておきましょう。

チーム内のタブに登録する


資料自体をチーム内のタブに表示させることができます。先ほど作成したPower Pointを例にタブに登録する手順を説明します。

タブの右端にある「+」をクリックします。

「タブを追加」というウインドウが開きますので、タブに追加したいものを選択します。※今回はPowerPointを選択します。

ファイルに保存しているPowerPointの中からタブに追加したいものを選択します。タブをつくったことをチーム内に投稿したければ、左下の「このタブについてチャネルに投稿します」にチェックを入れておきましょう。すべて設定できたら「保存」をクリックします。

これでタブにPowerPointが固定されました。このタブをクリックすると中身が表示されます。編集頻度が高いものをタブに固定して共有することで作業がやりやすくなります。

タブの名前は右クリックを押して「名前の変更」で変えることができます。

「このタブについてチャネルに投稿します」にチェックを入れていれば自動的に投稿されて、チームのメンバーに通知が行きます。

まとめ


今回はTeamsを使用してチーム(チャネル)内に資料を保管し、それを共有したり目立たせたりする方法についてご紹介しました。オンライン環境では以下に易しく、みんなが分かりやすいように工夫できるかがポイントだと思っています。

一見簡単そうでも慣れない人には一つ一つの動作が難しく、あれもこれもしないといけないとパニックになりがちです。是非、協調したいことは見えやすいところに置いておく、共有することを心がけてTeamsを使いこなしてください!

この記事のまとめ
  • チーム内の資料は「ファイル」に保管する
    • 新規作成で資料を作れる
    • 資料をアップロードできる
  • ファイルの存在を知ってもらう
    • 投稿やメールで通知する
    • 目立つところに固定する

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