|Teamsの使い方解説|Web会議に参加/招待する方法

Teams
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前の記事はこちらです。
▶▶|Teamsの使い方解説|画面構成について

Teamsと言えばWeb会議が主な使用用途になります。

ビジネスシーンや教育の場、プライベート利用など様々なシーンで活用されています。

この記事では『Web会議への参加方法』と『Web会議の開催方法』について解説します。

Teamsを使うのが初めてでも安心してください♪

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Web会議はどういうものか?

まずはWeb会議の構造について簡単に説明しておきます。

これを知っておくと後の理解が深まります。

Web会議はホスト(主催者)参加者で成り立っています。

これは対面の会議でも同じですがWeb会議は主催者と参加者がいて初めて成り立ちます。

Web会議では開催するための手順参加するための手順が決まっていますので、その方法を知っておかないと会議に参加することができません。

順に解説していきます。

Web会議に参加する方法

Web会議に参加するには『URLの記載された招待状』が必要になります。

TeamsのWeb会議ではパスコードは不要になりますのでURLさえ知っておけば参加は可能です。

ここでは、

  • メール本文のURLから参加する方法
  • アプリから直接参加する方法

この2つの参加方法について手順を解説します。

参加方法はとっても簡単です!

メール本文のURLから参加する方法

メールやチャットでWeb会議の招待状を受け取った方は記載されているURLから参加できます。

▼Web会議に参加する手順

  1. 招待メールを開きましょう。
  2. 本文中に記載されている会議に参加するにはここをクリックしてくださいをクリックしましょう。
    ※これが会議のURLとなります。
  1. どの方法でTeams会議に参加しますか?」と表示されますので3つの選択肢から選んでクリックしましょう。
    ※Teamsアプリのインストール方法は(こちら
  1. 会議の参加画面が表示されますので今すぐ参加をクリックして会議に参加しましょう。
    ※参加時のカメラ・マイクはOFFにしておきましょう。

Teamsアプリから直接参加する

Teamsから直接Web会議に参加することも可能です。

※事前に会議予約されていることが前提です。

  1. Teamsアプリを開きましょう。
  2. サイドバーの会議をクリック/タップしましょう。
  3. 参加したい会議を探して参加をクリック/タップしましょう。

以上のような手順でWeb会議に参加することができます。

尚、Teamsの設定によってはWeb会議に参加する時に直接会議に参加できず『ロビー』で待機させられることもあります

その場合は主催者もしくは参加者が参加を許可すれば会議に参加できますので許可が出るまで待機しておきましょう。

主催者に…!Web会議を開催する方法

Teamsを使っていればいつかはあなたが主催者になることも出てくるでしょう。

その時にスムーズに会議を招集できるように事前に手順を覚えておきましょう。

会議を開催するには、

  • 会議の参加日時を決める
  • 参加者に招待状を送る

以上の2つを決めておく必要があります。

また、計画的な会議の他にも突発的に会議を招集する必要が出てくるかもしれません。

  • 今すぐ会議を始める
  • 会議をスケジュールする

2通りの招待方法がありますのでそれぞれ解説します。

最初は戸惑うかも知れませんが慣れが肝心です!

『今すぐ会議』を始める手順

急に『会議を招集してくれ!』という事も少なくはないです。

そんな時は『今すぐ会議』ですぐに会議を始めましょう。

▼『今すぐ会議』を行う手順

  1. Teamsを開きましょう。
  2. 左側のサイドバーにある会議をクリックしましょう。
  3. 今すぐ会議をクリックしましょう。
  1. カメラとマイクがOFFになっていることを確認しましょう。
    ※会議参加時は両方ともOFFを推奨します。
  2. 今すぐ参加をクリックしましょう。
  1. 参加者に招待状を送付しましょう。
    • 会議のリンクをコピーしてメールやチャットで共有する
    • 既定のメールによる共有でメールを送信する
  1. 既定のメールによる共有をクリックすると設定したメールツール(OutlookやG-mail)が開き招待文を自動生成してくれます。
  2. 宛先を入れて送信しましょう。

『会議をスケジュールする』方法

ほとんどのWeb会議は予め予定を決めておき招待状を送ることが一般的です。

▼『会議をスケジュールする』手順

  1. Teamsを開きましょう。
  2. 左のサイドバーの会議をクリック/タップしましょう。
  3. 会議をスケジュールするをクリックしましょう。
  1. 『会議をスケジュールする』ウィザードが開くため以下の項目を設定しましょう。
    • 会議のタイトル
    • 会議の日にちと時間
  2. スケジュールをクリック/タップしましょう。
  1. 『会議のスケジュールが設定されました』ウィザードが開きますので、この会議への招待(共有)方法を選択しましょう。
    • 会議の出席依頼をコピー
    • Outlookで共有
    • Googleカレンダーで共有
  2. 招待状を送付して完了です。
使用比率の高い「Outlook」をオススメします。

以上の手順でWeb会議への招待ができます。

意外と簡単だったと思います。

次はこちらです。
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