Teamsの投稿機能を上手く使えていますか？
チームの規模が大きくなると投稿の数が増えてきて、せっかく投稿しても埋もれてしまいます。
せっかく投稿したのに無視されてしまう…
そんな経験がある人はちょっとした工夫で投稿が目に留まるようになるかも知れません。
ここではTeamsの投稿を読んでもらいたい時に使える投稿術をご紹介します。
少しの工夫で仕事がスムーズになればいいですね！
Teamsの投稿が目立たないのはなぜ？
Teamsで投稿が目立たないのは何故でしょうか？
- 投稿の数が多くて埋もれる
- 同じような見た目で差別化されていない
- 投稿自体に気付けない
投稿の数に埋もれてしまう
私の会社では１つのチームに１００人ほど参加しています。
投稿で色々と依頼したりしますので数分～数十分で10件以上の投稿が行われることがあります。
その中で一つ一つの投稿を見るのは大変苦労しますので流し読みしてしまいます。
ちゃんと投稿を見たいけどつい見逃してしまうパターンですね。
同じような見た目で差別化されない
投稿のフォームはほとんど同じですので、パッと見で誰の投稿か判断するのは難しい場合があります。
宛先などが書いていないと本当に誰に宛てたものか分からないですね。
普段から流し読みしている人は特に気にも留めていないかもしれません。
投稿自体に気付けない
そもそもいつ投稿したの？と言われることもあるかも知れません。
自分では投稿して皆に周知したつもりが蓋を開けてみれば半分も見ていなかった…とかザラにあります。
投稿に気付いてもらうにはどうしたらいいのでしょうか？
Teamsの投稿を目立たせる方法
Teamsの投稿を目立たせるためには現状と逆のことを行えばいいです。
- 投稿の数が多くて埋もれる
←投稿の数が少なくて目立つ - 同じような見た目で差別化されていない
←変わった見た目で差別化されている - 投稿自体に気付けない
←投稿に気付ける
投稿の数を絞って有益な情報のみを投稿させる
チーム内で雑談まで投稿していませんか？
投稿の数を絞るためには投稿してよい内容を予め絞り込んでおくことをオススメします。
- チーム〇〇人以上に関係のある内容
- チームのテーマに沿った内容
- 関連性の高い話題は返信を使ってひとつの投稿にまとめる など
できるだけ自由な発言を促しつつも最低限のルールは決めておきたいですね。
特に同じ話題の投稿が複数あると探すのにも苦労します。
関連する内容は一つの投稿に返信してまとめることをおすすめします。
投稿の見た目を変えて目立つようにする
同じような見た目の投稿を少しアレンジして目立つようにしてみましょう。
他の投稿と差別化することで目立つことが出来ます。
- タイトルをつける
- 重要マークをつける
- リンクボックスを活用する
- 文字のサイズや色を装飾する
▼タイトルを付ける
最初の投稿にはタイトルを必ず付けましょう。
タイトルがあるだけ何の件かを具体的に伝えることができます。
タイトルの付け方
- 新しい投稿をクリックしましょう。
をクリックして「件名を追加」の部分にタイトルを入力しましょう。
- タイトルを付けてあげると他の投稿よりも目立つようになります。
目立たせたい時はタイトルを付けましょう。
▼重要マークを付ける
重要な案件であることを示すために「重要マーク」を付けるのもいいでしょう。
重要マークの付け方
- …をクリックして重要としてマークをクリックしましょう。
- 投稿に重要！と表示されます。また、右側に重要アイコンが表示されます。
▼リンクボックスを活用する
普段とは違う使い方ですがリンクボックスを使って目立たせることもできます。
要は「ん？」という違和感を感じてもらうことが重要です。
- リンクボックスを表示したい文章をドラッグして
をクリックしましょう。
- 文章にリンクボックスが表示されれば成功です。
▼文字のサイズや色を装飾する
王道なのは文字のサイズ変更や色を変えることです。
ハッチング機能もあるためオリジナルカラーを使って目立たせましょう。
- 文字の装飾用アイコンをクリックして文字を装飾する。
- 完成図（太字，ハイライト：黄，フォントサイズ：大）はこのようになります。
随分と目立つようになってきましたね。
投稿に気付く環境にする
せっかく装飾して目立つようにしても投稿そのものを無視されていたらレスポンスが貰えません。
しっかりと見てもらうように工夫していきましょう。
▼Teamsを起動させておくようにする
Teamsを常に起動させておくようにしましょう。
スタートアップ時に自動で起動させてもいいですし、注意喚起してチームに協力してもらうのも手です。
▼通知設定を見直す
Teamsの通知設定は変更できます。
- 画面右上のプロフィールアイコンをクリックしましょう。
- 次にアカウントの管理をクリックしましょう。
- 通知をクリックしてチームとチャネルの設定をすべてのアクティビティかメンションと返信にしましょう。
- チャットの編集をクリックして以下のように設定しましょう。
▼ちゃんとメンションする
投稿を見てもらうには宛先をしっかりと書いてあげましょう。
Teamsにはメンション機能がありますので，相手がTeamsを開いていたらポップアップが表示されます。
▼リアクションを付ける
「いいね」や「ステキ」などのリアクションを行うことができます。
アイコンが表示されるため少し気付きやすくなります。
メンションされた他人の通知にリアクションしてあげると通知されますので、フォローする時にも使えます。
- 投稿をクリックしてアイコンを表示させましょう。
- 好きなリアクションをクリックして完成です。
番外編
この方法は会社によっては「ふざけている」とも受け取れかねないので番外編としています。
ラフな場では大活躍（？）する方法ですのでチャンスがあれば試してみてください。
▼GIFやステッカーを貼る
投稿を目立たせるためにGIFやステッカーを貼ることも有効です。
ただし使い方を間違えると怒られる可能性があるため慎重に使いましょう。
- ステッカーのアイコンをクリックしましょう。
- 好きなステッカーを選択しましょう。
- 吹き出しの文字を決めて完了をクリックしましょう。
- 投稿に表示されれば完成です。
この時ステッカーは一番上の方がいいです。
簡易表示されないため目立ちます。
まとめ
今回は目立ちやすい投稿のテクニックについてご紹介しました。
SNSにも通じるものがありますが要は目立たせたり、違和感を感じてもらい相手に興味を持ってもらうことが大切です。
私の会社ではステッカーもOKですから番外編の方法をたまに使います。
レスポンスが早かったり話が盛り上がったりするので重宝しています。
皆さんもTeamsの小さなテクニックを駆使して一味違う投稿をしてみて下さい。
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