OneNoteが議事録として有効なツールであるのをご存知ですか？
ノートの中身にタブを作ることで案件別に議事録を作れるため情報の整理がとても簡単に出来ます。
これまではExcelやWordでの議事録が主流だったと思いますが、今後はOneNoteに集約してしまってもいいと思います。
ここではOneNoteが議事録として優れている点やテンプレートの作成方法を解説します。
議事録と言えば『OneNote』
議事録を取るツールはExcelやWordなど様々なものがありますが『なぜOneNoteを勧める』のでしょうか？
OneNoteが優れている点をまとめてみました。
- 複数のデータファイルを作らなくてもいい
- セクションとページで案件ごとに見やすく整理できる
- 簡単に共有できる
複数のデータファイルを作らなくてもいい
OneNoteの魅力のひとつは複数のデータファイルを作らなくても良い点です。
ExcelやWordは1つのファイルに複数の議事録を作ることもできますが容量が非常に重たくなるため案件毎に1ファイルずつ作成するのが一般的です。
『あのファイルどこにしまったっけ？』
よくあるファイル探しをしなくてもOneNoteを開けばすべてのデータが参照できます。
セクションとページで案件ごとに見やすく整理できる
OneNoteは『ノートブック』と『セクション』と『ページ』で案件ごとに整理することができます。
Excelはタブ機能、Wordは見出し機能で情報を整理することはできますが探すのに手間取ります。
OneNoteであれば下の画像のように1つのノートの中に『セクション』と『ページ』で整理できますのでパッと見でどこに何の情報があるのかが見やすいです。
簡単に共有できる
OneNoteのデータはクラウド上に保存されているため簡単に共有することができます。
議事録用のノートを予め共有しておけばいちいち連絡せずともリアルタイムで共有できます。
▼OneNoteの共有方法
- OneNoteのツールバーにある共有をクリックします。
- 電子メールアドレスを入力して共有します。
※権限は『編集可能』と『表示可能』の2つから選択できます。
大学ノートのように使ってみる
OneNoteを大学ノートのように使ってみましょう。
OneNoteは元々白紙ですが罫線を引いておくとノートのように使えます。
方眼線などバリエーションもあります。
▼罫線を引く方法
罫線は表示＞罫線から自分の好きな幅を選んで選択しましょう。
例として、表示＞罫線＞中罫線を選んで、表示をクリックしてフォントを「Yu Gothic」に設定してみました。
フォントサイズは14ptとするとある程度罫線内に収まって見た目も綺麗になると思います。
こちらはタイピングで入力しましたが、タイピングが苦手な方はタッチペンなどで入力する事も可能ですので後で紹介します。
テンプレートを使用して議事録として使う
OneNoteは新しいページを開くと白紙の状態で始まりますが自分でテンプレートを作ることも可能です。
テンプレートを作る方法
- 新しいセクションを作り、テンプレートとなる書式を準備しましょう。
- 表を使って「テーマ、参加者、決定事項、スケジュール」などの欄を作ってみましょう。
- 新しいセクションで作ったテンプレート名の部分を右クリックします。
- 選択肢の中にある、既定のテンプレートとして設定をクリックすると現在の画面をテンプレ化することができます。
ここまで準備できたらあとは実際に会議して議事録をまとめておくだけです。
整理の仕方は人それぞれですが、例えば、セクションをお客様名や案件名ごとに分類したり、社内、社外などのように領域で分け、ページは日付で管理するなどの方法があります。
複数のテンプレートを作る
テンプレートはひとつだけでなく複数のテンプレートを登録することができます。
ただし、注意点としてセクションごとに1つのテンプレートという制約があります。
同じセクション内で複数のテンプレを作ることはできませんので注意が必要です。
会議議事録のテンプレート例
参考に私が使っているテンプレートの画像を共有しておきます。
議事録なので決定事項は押さえておきたいですね。
手書きでも議事録が作れる
タッチ機能が付いているタブレットなどではタッチペンなどで手書きのノートを取ることもできます。
以下の環境を準備することをオススメします。
OneNoteには手書き入力機能があります。
描画＞手書き入力＞好きなペンを選ぶことでタッチ機能を使った入力が可能になります。
以下の画面はOneNote for windows10の画面ですがタッチペンで入力できました。
しかし、実際にやってみると分かると思いますが動作がカクカクしていて使いにくいと思います。
OneNote for Windows10よりもOneNoteの方がタッチペンの反応が良いです。
双方はクラウド上で共有されていますので、手書きで書く場合はOneNoteをおすすめします。
手書きのメモを取りたい時は、普通のOneNoteを使うことをオススメします。
OneNote for windows10よりも手書き機能は快適です。
また、手書き機能は図形などの絵に描いて説明した方がわかりやすいときに使うと便利です。
目的に応じて使い分けましょう。
まとめ
今回はOneNoteを使ったノートや議事録の取り方を説明しました。
紙の登場は少なくなり、電子データで賄えてしまう時代がすぐにくると思います。
こうしたときに備えて、身近なアプリで鍛えておくと新しいツールにも対応しやすくなります。まずは実践してみてください！
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