|初心者向け解説|OneNoteって何ができるの?基本的な3つの使い方を紹介

OneNote
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 Microsoft社が提供する『OneNote』を使ってできることをまとめてみました。

「どうやって使うの?」とか「ExcelやWordとの使い分けはどうしたいいの?」とか「便利な使い方はない?」とか疑問のお持ちの方は是非読み進めてみてください。

OneNoteは自由度の高いアプリで様々なシーンで役立つアプリです!

OneNoteのあれこれ解説します!

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OneNoteとは

Microsoft社が提供するOneNoteは通称『デジタルノート』と呼ばれています。

実はOneNoteは2003年11月にリリースされており以外と古くからあるアプリケーションです。

OneNoteが注目され始めたのは2014年3月に無料版がリリースされたことがキッカケとなり、無料で便利な情報整理ツールとして世の名に認知され始めました。

OneNoteは紙のノートのように使うこともできますしデジタルならではの画像や動画の貼り付けもできます。

様々な機能を持つOneNoteを使いこなせば社会人生活も少し楽になると思います。

OneNoteでできること

OneNoteは実に様々な機能が準備されています。

  • ノートブックごとにセクション、ページで整理できる
  • 自由度の高い入力ができる
  • 画像や音声、動画を載せることができる
  • キャンバスとして絵を描くことができる
  • クラウド上にデータを保管し共有できる
  • Outlookと連携できる

OneNoteひとつで情報整理できる

OneNoteは『ノートブック』『セクション』『ページ』の3部構成となっています。

上の図のように『ノートブック』の中に『セクション』があり、その中にさらに『ページ』を作ることができます。

カテゴリーを分けることができるため情報を素早く引き出せるのが特徴です。

▼実際のOneNoteの画面

OneNoteの画面

検索性の良さから大学ノートや会社の議事録などで利用されることが多いです。

自由度の高い入力方法が魅力的

OneNoteは多様な入力方法が魅力的です。

  • キーボード入力
  • タッチペン入力
  • 音声入力
  • 光学式画像認識入力

一般的なキーボード入力だけでなくタッチペン入力や音声入力にも対応しています。

タッチペン入力はタッチパネル機能があるPCやタブレットを使う必要があります。

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その他にも光学式画像認識(OCR)機能を備えているため、画像データをテキストデータとして抽出する方法もあります。

実に多様な入力方法がありシーンに合った使い方が可能です。

画像や音声を載せることができる

デジタルノートならではの機能として画像や音声、動画などを載せることができます。

便利な機能のひとつに『画面領域』という機能があります。

今見ている画面の一部を切り取り自動でOneNote上に貼り付けてくれる機能です。

直ぐにノートを取りたい時に便利ですね。

この他にも音声データや動画も載せることができます。

キャンパスとしても使えるOneNote

OneNoteはタッチペンでの入力ができるためキャンパスとして絵を描くこともできます。

会社では使う時は漫画絵を書きながらディスカッションしたりします。

描画機能はノートを取る上で必須ともいえる機能でとても便利です。

クラウド上に保存し共有も簡単!

OneNoteのデータはクラウド上に保存されます。

無料版であればOneDrive、有料版であればどのクラウドも使うことができます。

クラウドに保存したデータは簡単に共有することができ同時編集も可能です。

Outlookと連携できる

OneNoteはOutlookと連携することができます。

特に便利なのはOutlookタスクを使ってタスク管理ができる点です。

Outlookにはタスク管理機能があり設定した期限で自動フォローしてくれます。

仕事の抜け漏れが少なくできるため普段から使っておきたい機能ですね。

OneNoteの画面
Outlookの画面

OneNoteの基本的な使い方

豊富な機能を持つOneNoteにおいて普段使うことの多い3つの機能について使い方を解説します。

  1. ノートブック・セクション・ページの追加方法
  2. 好きな領域を切り取る『画面の領域』
  3. 画像から文字を抽出する『OCR機能』

ノートブック・セクション・ページを作る

OneNoteは『ノートブック』『セクション』『ページ』で構成されていましたね。

これらの作成方法を順番に見ていきましょう。

▼新しいノートブックを追加する

  1. OneNoteを開きましょう。
  2. 〇〇さんのノートブック(あるいは他のノート名)+ノートブックの追加をクリックしましょう。
  1. ノートブック名を入力しノートブックの作成をクリックすればノートブックの完成です。

▼新しいセクションを追加する方法

ノートブックのタイトル横にあるをクリックすると新しいセクションが作られます。

▼新しいページを追加する方法

画面右にある+ページの追加をクリックすると新しいページが追加されます。

好きな領域を切り取る『画像の領域』

OneNoteの便利な機能のひとつに『画像の領域』というものがあります。

これは表示している画面の任意の範囲を切り取りページに貼り付ける機能です。

  1. 事前に切り取りたい画面表示した後OneNoteの画面に戻りましょう。
  2. 挿入画面の領域をクリックしましょう。
  1. 画面が薄い白色で表示されますので切り抜きたい範囲を選択しましょう。
  1. 選択した範囲がページに自動的に貼り付けられます。

画像から文字を抽出する『OCR機能』

OneNoteの便利機能のひとつである『OCR機能』は画像データから文字を抽出する光学式の文字抽出機能です。

画像データやPDFなどの編集ができないデータから文字を抽出したい時に役立ちます。

▼OCR機能の実例

  1. OneNoteに挿入した画像上で右クリック画像からテキストをコピー(E)をクリックしましょう。
  2. 貼り付けたい場所(OneNote以外でもOK)にCtrl+Vで貼り付けるとテキストデータのみ貼り付けられます。

上の画像は書籍の画像をOCR機能を使てテキスト抽出したものです。

文字の大きさ・レイアウトが様々ですがほとんどの文字がテキストデータへ変換されました。

きちんと整列された文章であれば高い変換率を誇りますので無料アプリとしては上出来だと思います。

私の会社では「紙の資料」が多かったのですがPDF化してOneNoteでテキストデータに落とし込みました。

いちいち文字を入力しなくても精度の高いデジタルデータに変換できたので工数削減できました。

まとめ

OneNoteはとても便利な機能の一方でまだまだ認知度が低いです。

その内、スタンダードなアプリケーションとして一般化することが予想されますので今のうちにマスターしておきましょう。

OneNoteは情報の整理整頓ができ『必要な時に素早く情報を引き出せる』点でとても魅力的です。

社会人は議事録として使ったり、Outlookタスクと連携させてタスク管理を行うことでスマートな仕事ができるようになると思います。

是非、OneNoteを使ってみて下さい。

OneNoteの参考図書

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