Excelを使っていると下の画像のようにリストが表示されるセルを見たことがあると思います。
これは「セルの入力規則」を使って、設定したセルにリストの中の値しか入力できないようにするものです。入力ミスを防いだり、人によってさまざまな言葉で入力されると困る時はリストから選択する方式にするとミスをしにくくなります。
この記事でやりたいこと
セルにリストを設定したい、リスト設定されたセルの設定を解除したい
リストの設定方法
セルにリストを設定するには「入力規則」を使用します。
入力規則の設定
- リストを設定したいセルをクリック。（①）
- データ＞データ ツール＞データ入力規則(V)をクリック。（②）
※このアイコンです→
- 入力の種類(A)：の欄からリストを選択。（③）
リストの他にも「整数」しか入力できなくしたり、「日付」や「時刻」しか入力できない様にも設定できます。
- 元の値(S)：にリストに表示させたい値を入力しOKをクリックします。
例）都道府県を選択してください，北海道，青森，岩手
※，（コンマ）で区切ります。
- 選択したセルにリストが表示されます。（⑤）
簡単なリストが完成しましたが、例の様な47都道府県を元の値(S)：に入力していくのは結構大変ですし、入力ミスが発生した時に探す必要が出てきますので非効率です。
すでにセルに入力された値からリストを作る
すでにセルに入力された値を使用してリストを作ることができます。方法は簡単です。
- 元の値(S)：をクリックします。
- リストにしたいセルを選択してOKをクリックします。
これで設定完了です！リストにしたいものが多い時はセルに値を入力しておいて選択する方法がいいです。入力ミスがあってもセルの値を修正すればリストも更新されます。
セルを選択した時にコメントを表示させる
セルを選択する時にこのセルに何を入力すればいいかの助言を表示させることができます。
- データ＞データ ツール＞データ入力規則(V)＞入力時メッセージをクリック。
- タイトル(T)に表示させたいタイトル名を入力します。
- 入力時メッセージ(I)にコメントを記入します。
下の画像の様にコメントが表示され、このセルに何を入力すればいいかが一目で分かります。
リストを解除する
リストの解除方法は簡単です。
- 解除したいセルを選択して、データ＞データ ツール＞データ入力規則(V)をクリック。
- すべてクリア(C)をチェックしてOKをクリック。
まとめ
データの入力規則を使ってセルに入力できる文字を制限することで、入力ミスを防いだり様々な表現で入力されることを防ぐことができます。セルにカーソルを当てるとコメントを表示することもできますので是非使ってみましょう。
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